Een functioneel beheerder speelt een belangrijke rol binnen steeds complexere organisaties. Binnen een organisatie bevinden zich vaak diverse informatiesystemen. Hij is verantwoordelijk voor het optimaal functioneren en de continuïteit van een of meer van die informatiesystemen. De functioneel beheerder is de praktijk vaak de duizendpoot tussen de gebruikers van informatiesystemen en de ICT-afdeling van een organisatie of de softwareleverancier.
Opleiding Functioneel Beheerder bij NHA
Als functioneel beheerder ben jij de spin in het web wat betreft informatiebeheer. Tijdens deze opleiding ga jij dan ook alles leren over dit interessante vakgebied. Door de praktische insteek weet jij je weg te vinden na het afronden van deze opleiding. -> meer informatie
Een belangrijke taak voor een functioneel beheerder is het ondersteunen van gebruikers. Binnen een organisatie kunnen zich incidenten voordoen die verband houden met het informatiesysteem of met de informatievoorziening. Hij is dan verantwoordelijk voor het oplossen van die incidenten. Uiteraard volgt hij de voortgang van de afhandeling van die incidenten of klachten. Ook worden de incidenten door hem gedocumenteerd zodat hij snel inzicht heeft in terugkerende problemen. Tot het gebruiksbeheer behoort ook het toewijzen van gebruiksrechten binnen een organisatie. Daarnaast neemt de functioneel beheerder ook informatieverzoeken vanuit de organisatie in behandeling.
De functioneel beheerder is ook verantwoordelijk voor het functionaliteitenbeheer. Hij stelt de functionele specificaties (requirements) op waaraan informatiesystemen binnen de organisatie moeten voldoen. Als er wijzigingen zijn aangebracht in een informatiesysteem laat hij een acceptatietest opstellen. Zo kan gemeten worden of de wijzigingen acceptabel zijn. Leveren de wijzigingen betere resultaten op? Kan de gebruiker er direct mee aan de slag? De functioneel beheerder is verantwoordelijk voor het uitvoeren en begeleiden van de acceptatietest. Na de acceptatie van de wijziging is de functioneel beheerder verantwoordelijk voor het voorbereiden van de daadwerkelijke uitrol (release) van de wijziging. Daarbij zorgt hij ervoor dat er een gebruikershandleiding is en dat de wijziging gecommuniceerd wordt naar de gebruikers van de applicatie. Ook verzorgt hij indien nodig directe ondersteuning op de werkvloer en trainingen aan nieuwe medewerkers.
Binnen organisaties kan, door wensen van gebruikers of door wetswijzigingen, een nieuwe behoefte aan informatie ontstaan. De wijzigingsbehoeften worden door de functioneel beheerder vastgelegd en beheerd. Vervolgens stelt hij vast wat de impact is van wijzigingen op de bedrijfsprocessen en de in de organisatie aanwezige informatiesystemen. Ook stelt hij vast welke wijzigingsvoorstellen het eerst moeten worden gerealiseerd. Regelmatig rapporteert hij over de stand van zaken. Welke wijzigingsverzoeken zijn bekend, welke wijzigingsverzoeken zijn op dit moment in behandeling en welke zijn inmiddels uitgevoerd.
De incidenten die verband houden met het informatiesysteem of met de informatievoorziening binnen een organisatie hebben altijd een bepaalde oorzaak. De functioneel beheerder probeert die oorzaak vast te stellen. Bovendien registreert hij de (mogelijke) hoofdoorzaak van de incidenten. Op die manier kan een herhaling van het incident hoogstwaarschijnlijk worden voorkomen.
Binnen de informatievoorziening kan er ook sprake zijn van potentiële problemen. Deze potentiële problemen maakt de functioneel beheerder kenbaar aan het management van zijn organisatie. In een organisatie kunnen er overigens ook informatiebehoeften zijn die door de gebruikers niet of nauwelijks worden onderkend. Het in kaart brengen en het proactief promoten van die informatiebehoeften behoort ook tot het takenpakket van de beheerder.
