Functioneel beheerder lijkt een aantrekkelijke baan. Onder de regie van de functioneel beheerder kunnen zowel ICT-afdeling als de gebruikers van het informatiesysteem profiteren van de zegeningen van ICT. Helaas is de praktijk vaak anders. Omdat de gebruikers en ICT afdeling elkaar vaak niet begrijpen is de rol van de functioneel beheerder vooral die van bemiddelaar tussen deze partijen. Daarnaast ontbreekt het de functioneel beheerder vaak ook aan bevoegdheden en mandaat om bij te sturen. Als functioneel beheerder kun je daardoor in lastige situaties terecht komen. Enkele belangrijke tips om dit te voorkomen:
Opleiding Functioneel Beheerder bij NHA
Als functioneel beheerder ben jij de spin in het web wat betreft informatiebeheer. Tijdens deze opleiding ga jij dan ook alles leren over dit interessante vakgebied. Door de praktische insteek weet jij je weg te vinden na het afronden van deze opleiding. -> meer informatie
Het is van belang dat de positie van de functioneel beheerder in een bedrijf voor alle betrokkenen duidelijk is. Zorg dat uw taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden goed zijn afgebakend. Deze afbakening moet de goedkeuring hebben van het management en erkend worden door alle betrokkenen. Door de waarde van het functioneel beheer inzichtelijk te maken kun je de positie binnen de organisatie versterken.
De functioneel beheerder is zorgt voor een goede samenwerking tussen de organisatie en de leverancier van het informatiesysteem. Het is niet verstandig om mee te praten met leveranciers die klagen dat gebruikers te veeleisend zijn. Vervul een duidelijke regiero en zorg dat je controle houdt over de prestaties van de leverancier. Spreek ze zo nodig aan op hun houding en gedrag, maar zorg wel voor een prettige en duurzame relatie met de leverancier.
Natuurlijk moet de informatievoorziening aansluiten bij de informatiebehoefte van het bedrijf. Dat is geen eenvoudige opgave omdat de wensen voortdurend veranderen. Ze veranderen niet alleen door nieuwe technologische ontwikkelingen en nieuwe wet- en regelgeving, maar ook door reorganisaties. Zorg er daarom voor dat je op de hoogte bent van de laatste ontwikkelingen en bekijk daarbij of de informatievoorziening nog voldoet aan de behoefte van het bedrijf. Moeten er wijzigingen worden doorgevoerd? Bewaak dan dat belangrijkste prioriteiten eerst worden ingevuld.
Regelmatig voeren ICT afdelingen projecten uit in grote organisaties. Deze projecten worden vaak vanuit de ICT geinitieerd, zonder aansluiting met de gebruikersorganisatie. Daarom is het van beolang dat de functioneel beheerder bij die projecten een goede positie inneemt. Voorkom dat je gevraagd wordt om op een al langer lopende trein te springen. Zorg dus dat je vanaf het begin bij het ICT-project wordt betrokken. Neem geen genoegen met een underdog positie en baken je positie goed af. Alleen op die manier kun je de belangen van de gebruikers behartigen.
Bij het realiseren van een optimale informatievoorziening binnen een organisatie zijn diverse partijen betrokken. De functioneel beheerder moet zorgen voor een goede samenwerking tussen die partijen. Het is van belang dat elkaars verantwoordelijkheden voor iedereen duidelijk zijn. Zo kunnen de verschillende partijen elkaar daarop aanspreken.
Als functioneel beheerder wordt je vaak voor allerlei karretjes gespannen. Bovendien heb je wellicht de neiging om je met allerlei zaken te bemoeien. Ook kan het gebeuren dat je zo opgaat in kleine details dat je de controle verliest over zaken die veel belangrijker zijn. Dat moet je uiteraard proberen te voorkomen. Het is belangrijk om steeds te weten wat er in je omgeving speelt en wat echt belangrijk is. Welke behoefte of vraag is er door bijvoorbeeld een wetswijziging, een nieuwe leverancier of een dringende vraag van een gebruiker?
Zowel de informatisering als organisaties veranderen voortdurend. Daarom is het van groot belang om altijd nieuwe kennis en inzichten op te blijven doen. Nieuwe kennis biedt nieuwe inzichten en mogelijkheden waardoor je jezelf kunt ontwikkelen en waardevoller wordt voor de organisatie. Dankzij nieuwe inzichten ben je ook beter in staat om veranderingen in de organisatie te begrijpen en om deze in goede banen te leiden.
