Wat is functioneel beheer?

Functioneel beheer is de verbindende schakel tussen de bedrijfsvoering en de ICT binnen een organisatie. De functioneel beheerder beantwoord gebruikersvragen en zorgt ervoor dat het informatiesysteem goed blijft functioneren. Ook is hij verantwoordelijk voor het doorvoeren van verbeteringen in het systeem. Daarbij vertaalt hij de functionele vraag van de gebruikers naar een technische vraag voor de ICT afdeling of softwareleverancier.

Positie binnen de organisatie

Een functioneel beheerder is dus een spin in het web binnen zijn organisatie. Hij is de schakel tussen de gebruikers (de afnemers van de informatie in de organisatie) en de technische kant (de IT-afdeling binnen de organisatie). De gebruikers binnen een organisatie weten niet altijd wat de IT-afdeling binnen hun organisatie kan doen om de informatievoorziening binnen de organisatie te optimaliseren. Het gevolg daarvan is dat de IT-afdeling vaak geconfronteerd wordt met onduidelijke of onuitvoerbare wensen van gebruikers.

De mensen van de IT-afdelingen op hun beurt hebben vaak moeite om de wensen van de gebruikers goed te interpreteren. Bovendien vragen ze soms onvoldoende door. Dit zorgt ervoor dat de door de IT-afdeling geboden oplossingen niet altijd goed aansluiten bij de praktijk op de werkvloer.

De functioneel beheerder heeft daarom binnen een organisatie een belangrijke positie. Hij moet zorgen voor een goede vertaling van de vraag van de gebruiker naar een verzoek voor de IT afdeling. Omdat de functioneel beheerder zowel kennis heeft van het proces als van de IT is hij zowel voor de gebruikers als voor de IT afdeling een goede gesprekspartner. In kleine organisaties is functioneel beheerder vaak geen aparte functie.

Functioneel beheerder of applicatiebeheerder?

Een functioneel beheerder is geen applicatiebeheerder. Er bestaat een duidelijk onderscheid tussen beide functies. Applicatiebeheerders bekommeren zich over de technische werking van het informatiesysteem en niet over de inhoud van de informatie. Het is vooral hun taak om te zorgen dat de gegevens binnen een organisatie beschikbaar zijn middels het informatiesysteem.

Het onderscheid tussen een applicatiebeheerder en een functioneel beheerder is overigens deels theoretisch. De functietitels applicatiebeheerder en functioneel beheerder worden vaak door elkaar gebruikt. Bij kleinere organisaties doet een functioneel beheerder vaak ook de taken die horen bij het werkterrein van een applicatiebeheerder. In grotere organisaties is de scheiding vaak iets duidelijker zichtbaar, maar ook daar komt het voor dat een applicatiebeheerder taken uitvoert die strikt genomen tot het werkterrein van de functioneel beheerder behoren.